Helplijn voor naleving
SHINE Technologies heeft de SHINE-11 Compliance Helpline opgezet, een gratis telefoonnummer en een online meldingssysteem voor het melden van zorgen op het gebied van naleving.
Gegevens van de hulplijn
Alle meldingen bij de Compliance Helpline worden vertrouwelijk behandeld. De Compliance Helpline is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar. Oproepen naar de helpline worden beantwoord door een getrainde medewerker van de ‘
’ in een onafhankelijk callcenter dat door Syntrio is ingehuurd. Bellers kunnen anoniem blijven. SHINE zal alle meldingen via de Compliance Helpline onderzoeken en opvolgen. SHINE verbiedt vergeldingsmaatregelen tegen personen die te goeder trouw een melding doen van een vermoedelijke compliance- of juridische kwestie.
Iedereen kan de Compliance Helpline gebruiken om bekende of vermoedelijke compliancekwesties te melden, waaronder kwesties op een van de volgende gebieden:
Overtredingen van geldende wetten, voorschriften en/of branche- codes
Overtredingen van de voorschriften van het Amerikaanse federale gezondheidszorgprogramma
Overtredingen van de gedragscode van SHINE
Overtredingen van het beleid en de procedures van SHINE
Zorgen over de boekhouding, interne controles of kwesties in verband met de accountantscontrole van SHINE
Andere algemene kwesties of problemen op het gebied van naleving
Downloads over naleving
Hulplijn: veelgestelde vragen
Over Syntrio
Syntrio is een uniek systeem voor vertrouwelijke communicatie en meldingen, dat intern de ‘SHINE-11 Compliance Helpline’ wordt genoemd. Het is ontworpen om het voor medewerkers, partners of het publiek zo gemakkelijk mogelijk te maken om op vertrouwelijke basis hun zorgen, vragen en opmerkingen rechtstreeks door te geven aan de Compliance Officer van SHINE, de raad van bestuur van SHINE of de General Counsel van SHINE.
SHINE beschouwt haar belanghebbenden als haar belangrijkste kapitaal. Open communicatiekanalen bevorderen een positieve werkcultuur, een veilige werkomgeving en de bescherming van het milieu. Beursgenoteerde ondernemingen zijn wettelijk verplicht om een anoniem meldingskanaal te hebben voor fraude op het gebied van boekhouding, accountantscontrole en interne controles; SHINE is een particuliere onderneming, maar houdt zich niettemin aan deze voorschriften om een cultuur van integriteit en ethische besluitvorming te bevorderen.
Verslag over beveiliging en vertrouwelijkheid
Meldingen worden rechtstreeks op de beveiligde server van Syntrio ingevoerd om elk veiligheidslek te voorkomen. Syntrio stelt de meldingen uitsluitend ter beschikking aan specifieke personen binnen SHINE die verantwoordelijk zijn voor de beoordeling en het onderzoek van elke melding; al deze personen zijn opgeleid om de meldingen strikt vertrouwelijk te behandelen.
Ja. Alle correspondentie van Syntrio valt onder dezelfde strikte vertrouwelijkheid als het eerste rapport en blijft onder de paraplu van anonimiteit vallen.
Nee. Syntrio maakt geen interne verbindingslogboeken met IP-adressen aan en bewaart deze ook niet, dus er is geen informatie die uw pc aan Syntrio koppelt. Syntrio is bovendien contractueel verplicht om de identiteit van een melder niet te achterhalen. Als u zich toch niet op uw gemak voelt bij het gebruik van een werkcomputer, kunt u een melding doen vanaf een computer buiten de werkomgeving, bijvoorbeeld in een openbare bibliotheek of bij een vriend thuis.
Ja. Meldingen die vanuit huis, vanaf de computer van een buurman of via welke internetverbinding dan ook worden ingediend, blijven veilig en anoniem. Syntrio verwijdert internetadressen om de anonimiteit volledig te waarborgen en heeft zich contractueel verplicht om de identiteit van een melder niet te achterhalen.
Het Syntrio-systeem is ontworpen om je anonimiteit te waarborgen, maar als je anoniem wilt blijven, moet je ervoor zorgen dat je identiteit niet per ongeluk uit de tekst van je melding naar voren komt — vermijd bijvoorbeeld zinnen als „vanaf mijn werkplek naast Jill Jones” of „in de afgelopen zes jaar”.
Ja. U wordt gevraagd om dezelfde gegevens te verstrekken als bij een online rapport, en een Syntrio-interviewer zal uw antwoorden in het Syntrio-systeem invoeren. Voor deze rapporten gelden dezelfde beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen als voor online inzendingen.
Er is een gedeelte in het rapport waar je jezelf kunt identificeren als je dat wilt.
Nee. Het systeem en de verspreiding van rapporten van Syntrio zijn zo opgezet dat betrokken partijen niet op de hoogte worden gesteld van rapporten waarin zij worden genoemd, noch toegang krijgen tot deze rapporten. De SHINE-11 Compliance Helpline wordt beheerd door het Corporate Compliance-team, dat bestaat uit leden van de SHINE-raad van bestuur en/of de General Counsel.
Nee. Elke gemelde kwestie met betrekking tot de Compliance Officer van SHINE wordt rechtstreeks gemeld aan een bestuurslid van SHINE en/of de General Counsel. Bij een eerste klacht wordt er geen contact opgenomen met de Compliance Officer; contact met hem of haar is pas mogelijk tijdens een later onderzoek.
Vragen over het indienen van rapporten
Als u de Compliance Helpline hebt gebeld, bel dan na vijf werkdagen terug naar +1-833-SHINE-11 (+1-833-744-6311) en houd uw dossiernummer bij de hand. Om te controleren of er een reactie op de website is geplaatst of om een aanvullend bericht achter te laten, gaat u naar www.InTouchWebsite.com/SHINE-11 en voert u uw dossiernummer en wachtwoord in. Dossiernummers verschillen tussen het telefoonsysteem en het websysteem, dus neem contact op via hetzelfde systeem dat u oorspronkelijk hebt gebruikt.
Ja. Met Syntrio kunt u een vertrouwelijke, anonieme melding doen via de telefoon, e-mail of het internet.
Elke overtreding van het beleid en de procedures van SHINE, met inbegrip van de Gedragscode van SHINE, of van toepasselijke wetten, voorschriften en branchecodes. Hieronder vallen ook alle veiligheidsgerelateerde zaken, of het nu gaat om nucleaire veiligheid, stralingsveiligheid, industriële veiligheid of een andere categorie.
Ja. SHINE is een toonaangevende onderneming die maatschappelijk en ecologisch verantwoord te werk gaat en wil dat iedereen die met het bedrijf te maken heeft, de mogelijkheid heeft om zijn of haar zorgen kenbaar te maken.
Medewerkers worden aangemoedigd om hun zorgen rechtstreeks aan hun directe leidinggevende of een ander lid van het management voor te leggen, als ze zich daar prettig bij voelen. Voor situaties waarin dat niet het geval is, biedt Syntrio een alternatief: SHINE ontvangt liever een anonieme melding dan dat de informatie niet wordt gemeld. Meer informatie is te vinden op www.InTouchWebsite.com/SHINE-11 of compliance@shinefusion.com.
SHINE beschikt over een intern gehost en beheerd e-mailaccount voor vertrouwelijke berichten van personen die liever geen gebruik maken van de Syntrio-hulplijn. Stuur uw meldingen naar compliance@shinefusion.com, waarna een medewerker van het Compliance-team binnen één werkdag zal reageren.
SHINE zet zich in om alle gemelde kwesties, waar nodig en voor zover mogelijk, te onderzoeken. Afhankelijk van de aard van de kwestie zal de Compliance Officer van SHINE, de Raad van Bestuur of de General Counsel een vertrouwelijk onderzoek instellen en kan hij/zij daarbij vertrouwelijk een beroep doen op andere interne afdelingen of externe bureaus voor ondersteuning.
Wanneer u via Syntrio of de SHINE-11-hulplijn een melding indient, krijgt u een uniek dossiernummer. U kunt via het internet of telefonisch terugkeren naar het systeem om details toe te voegen of vervolgvragen te beantwoorden. SHINE raadt u ten zeerste aan om binnen de aangegeven termijn terug te keren om vragen van het bedrijf te beantwoorden, zodat er een doorlopende anonieme dialoog ontstaat waarin problemen kunnen worden opgelost.
Stuur een e-mail naar compliance@shinefusion.com voor algemene vragen.
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, kan Syntrio een melder geen nummer van een verloren gegane zaak verstrekken. Als u aanvullende informatie wilt toevoegen, dient u een nieuwe melding in en vermeldt u daarbij dat deze een vervolg is op een eerder gemelde kwestie.
Tips en aanbevolen werkwijzen
Iedereen heeft het recht om in een positieve werkomgeving te werken, maar heeft ook de verantwoordelijkheid om zich ethisch te gedragen en de juiste personen op de hoogte te stellen wanneer iemand dat niet doet. Medewerkers van SHINE zijn verplicht om mogelijke problemen te melden op grond van de Gedragscode van SHINE. Door samen te werken dragen we bij aan het behoud van een gezonde, productieve werkomgeving.
Ja — SHINE wil dat medewerkers zaken melden. Jullie weten wat er bij SHINE speelt, zowel de positieve als de negatieve kanten, en door dit te melden kunnen mogelijke negatieve gevolgen voor het bedrijf en de gemeenschap tot een minimum worden beperkt. Positieve input kan ook helpen bij het vinden van manieren om de bedrijfscultuur, de veiligheidscultuur en de prestaties te verbeteren.
SHINE hanteert een strikt beleid tegen vergeldingsmaatregelen ter bescherming van melders die te goeder trouw handelen, en u kunt uw melding anoniem indienen via Syntrio, voor zover dit volgens de lokale wetgeving is toegestaan. Als u het gevoel heeft dat u te maken heeft gehad met vergeldingsmaatregelen vanwege het melden van een kwestie, neem dan onmiddellijk contact op met compliance@shinefusion.com.
Elk onethisch gedrag, op welk niveau dan ook, schaadt uiteindelijk het bedrijf en alle belanghebbenden, inclusief jou. Als je weet hebt van een schending van het beleid of onethisch gedrag, beschouw het dan als je plicht tegenover jezelf en je collega’s om dit te melden.
Dien een melding in. Syntrio kan je helpen bij het opstellen en indienen ervan, zodat deze goed wordt begrepen. SHINE ziet liever dat je een situatie meldt die uiteindelijk onschuldig blijkt te zijn, dan dat mogelijk onethisch gedrag onopgemerkt blijft omdat je twijfelde.